Как търговски дистрибутор съкрати времето за обработка на поръчки с 75% и премахна грешките в инвентара
Търговски дистрибутор с три склада и над 8,000 SKU се сблъска с критична ситуация: ръчното въвеждане на данни между legacy ERP системата и новата e-commerce платформа създаваше несъответствия в инвентара, забавяше изпълнението на поръчки с дни и водеше до загуба на клиенти. Всяка поръчка изискваше ръчна проверка на наличност в три склада, ръчно обновяване на статуси и двойно въвеждане на данни за фактуриране. prAIor изгради персонализирана интеграционна платформа, която автоматизира целия процес от онлайн поръчка до генериране на фактура, синхронизира инвентара в реално време и елиминира човешките грешки.
Цели на проекта
Автоматизиране на целия работен процес от онлайн поръчка до фактура без ръчна намеса
Постигане на real-time синхронизация на инвентара между всички три склада и e-commerce платформата
Елиминиране на несъответствията в наличностите и грешките при обещаване на срокове
Съкращаване на времето от поръчка до експедиция минимум наполовина
Нашият подход
**Дълбок одит на процесите:** Картографирахме целия цикъл от поръчка до фактура, идентифицирахме 17 ръчни стъпки и документирахме всички точки на интеграция между legacy ERP (AS/400 базирана система) и съвременната e-commerce платформа
**Етапна интеграционна архитектура:** Проектирахме middleware решение с API слой, който свързва старата ERP система със съвременни REST API endpoints, осигурявайки двупосочна синхронизация на данни без да се пипа legacy кодът
**Pilot с един склад:** Стартирахме с автоматизация на най-натоварения склад, тествахме работния процес с реални поръчки и рафинирахме логиката преди разширяване към останалите две локации
**Real-time мониторинг:** Внедрихме dashboard за следене на синхронизацията, алерти при несъответствия и детайлни логове за всяка транзакция
Решение
- **Автоматизиран order-to-invoice процес:** Изградихме интеграционен слой, който автоматично приема онлайн поръчки, проверява наличности в реално време в трите склада, резервира стоките, създава вътрешна поръчка в ERP системата, проследява експедицията и генерира фактура моментално след потвърждение на доставката
- **Real-time инвентарна синхронизация:** Внедрихме двупосочна синхронизация на всеки 90 секунди между складовите системи и e-commerce платформата, с интелигентна логика за разпределяне на наличности и автоматично обновяване на статуси на продукти
- **Интелигентно рутиране на поръчки:** Създадохме алгоритъм за автоматично определяне на оптималния склад за изпълнение базирано на наличност, локация на клиента и приоритет на доставка, намалявайки транспортните разходи с 15%
- **Централизиран контролен панел:** Разработихме web-based dashboard за екипа по продажби и складовете, показващ статус на всяка поръчка в реално време, инвентарни нива и алерти при критични събития
Резултати
- Времето за обработка на поръчка спадна от средно 52 минути на 13 минути, освобождавайки 4.5 FTE еквивалента работно време
- Грешките при обещаване на срокове за доставка бяха напълно елиминирани благодарение на real-time видимост на наличностите
- Фактурите се генерират автоматично в рамките на 2 часа след експедиция вместо 24-48 часа, подобрявайки cash flow
- Клиентското удовлетворение се повиши с 34% благодарение на точни срокове и по-бързо изпълнение на поръчките
- Оперативните разходи за обработка на поръчки намаляха с 41% поради елиминираното ръчно въвеждане
Контакт
Имате въпрос или искате да обсъдим проект? Пишете ни.